Dział Organizacyjny

Kierownik: Magdalena Hadrych

☎ +48 326722134 wew. 14 📧 mhadrych@mopszawiercie.pl

Miejsce pracy: Zawiercie, ul. Piłsudskiego 47, pokój nr 107

1. Kierownik działu zapewnia warunki prawidłowego funkcjonowania Ośrodka w zakresie organizacyjnym, w szczególności poprzez:

• nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady Miejskiej dotyczących działalności Ośrodka wraz z ich rejestrem;

• nadzór nad przygotowaniem projektów zarządzeń wewnętrznych Dyrektora wraz z ich rejestrem;

• przygotowywanie sprawozdań dotyczących działalności Ośrodka zgodnie z zapotrzebowaniem;

• opracowaniem i aktualizacją Regulaminu organizacyjnego MOPS;

• analizę, opracowywanie i doskonalenie projektów aktów wewnętrznych Ośrodka w uzgodnieniu z Dyrektorem i kierownikami komórek organizacyjnych MOPS;

• przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw dla Dyrektora oraz pracowników Ośrodka wraz z ich rejestrem,

• prowadzenie rejestrów zarządzeń Prezydenta oraz uchwał Rady Miejskiej dotyczących funkcjonowania MOPS;

• koordynowaniem prac nad projektami instrukcji, regulaminów we współpracy z merytorycznie odpowiedzianymi komórkami organizacyjnymi przy współpracy Radcy prawnego;

• koordynowanie spraw dotyczących skarg i wniosków wpływających do Ośrodka,

• koordynowanie spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej,

• nadzór nad prawidłowością stosowania instrukcji kancelaryjnej,

• koordynowanie pracą sekretariatu i BOI.

2. Ze struktury organizacyjnej Działu Organizacyjnego wydziela się:

Biuro Obsługi Interesanta (BOI), podporządkowane Kierownikowi Działu zajmujące się:

• obsługą interesantów,

• obsługą centrali telefonicznej i łączeniem rozmów w budynku Ośrodka,

• prowadzeniem ewidencji przyjmowanych spraw od pracowników socjalnych, z podziałem na rejony, odnotowywaniem udzielonej pomocy klientom oraz udzielaniem informacji osobom, których przyznana pomoc dotyczy,

• przygotowywaniem i sporządzaniem wszelkich zaświadczeń o pobieraniu lub niepobieraniu świadczeń z Ośrodka dla wnioskodawców indywidualnych i instytucji zwracających się o taką informację,

• dbałością o zapewnienie zabezpieczenia druków niezbędnych do pracy Działu Pomocy Środowiskowej,

• przygotowywaniem zapotrzebowania na zwrotne potwierdzenia odbioru dla potrzeb Ośrodka,

• przepisywaniem notatek służbowych, pism zleconych przez specjalistów Działu Pomocy Środowiskowej,

• sporządzaniem wezwań do klientów o konieczności zgłoszenia się do pracownika socjalnego, zgodnie ze zleceniem specjalistów Działu Pomocy Środowiskowej,

• prowadzeniem rejestrów i dokumentacji związanej z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (przekazywanie wniosków na posiedzenie komisji, udzielanie informacji o osobach niekorzystających z pomocy społecznej i braku możliwości ich zawiadomienia o terminie posiedzeń),

• przygotowywaniem informacji do comiesięcznego sprawozdania z ilości przeprowadzonych wywiadów, notatek, protokołów na potrzeby Działu Pomocy Środowiskowej,

• prowadzeniem dokumentacji dotyczącej umieszczania osób w zakładach opiekuńczo leczniczych,

• prowadzeniem spraw związanych z rozliczaniem Centrum Integracji Społecznej (sporządzaniem skierowań uczestników, sporządzaniem umów i rezygnacji, prowadzeniem indywidualnych teczek każdego uczestnika CIS,) sporządzaniem miesięcznych wykazów osób do ubezpieczenia zdrowotnego wraz z członkami ich rodzin, sporządzaniem pism do UM o przekazanie kolejnej transzy,

• sporządzanie korespondencji Działu Pomocy Środowiskowej oraz wysyłki poczty ze wszystkich działów Ośrodka oraz dostarczenie jej do budynku Poczty Polskiej,

• rejestracją w systemie elektronicznym poczty i rozdzielaniem wszystkich zwrotnych potwierdzeń odbioru dla poszczególnych działów

Sekretariat, podporządkowany Kierownikowi Działu, do zadań którego należy:

• dbałość o prawidłowy i sprawny obieg dokumentów oraz właściwą selekcję informacji i przekazu spraw,

• dbałość o sekretariat i gabinet Dyrektora, zapewnienie wszelkich potrzeb związanych z prowadzonymi spotkaniami służbowymi, zebraniami z pracownikami itp.

• ustalanie terminowości spotkań Dyrektora, przyjęć klientów,

• kierowanie klientów/osób zainteresowanych i przedstawicieli środowiska lokalnego do rzeczowo i miejscowo właściwych komórek organizacyjnych MOPS;

• prowadzenie rejestru porad prawnych dla klientów Ośrodka wraz z ustalaniem terminów,

• prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Ośrodka,

• prowadzenie rejestru spraw związanych z udzielaniem informacji publicznej,

• prowadzenie książki kontroli zewnętrznych w Ośrodku,

• prowadzenie tablicy ogłoszeń.

Sporządziła: Magdalena Hadrych